Геологические отчёты принимаются фондами гео­логической информации на депозитарное хранение сроком на 300 лет. При таком длительном сроке архивного хранения неизбежны переучёты докумен­тов с нанесением отметок на их титульные листы, что заведомо требует очень экономного расходования площади титульного листа при оформлении отчёта. ГОСТ Р 53579-2009 учитывает этот фактор (п. 7.2.3). Нагружать ти­тульный лист информацией за счёт уменьшения шрифтов надписей нельзя. В «шапке» титульного листа перед названием организаций рекомендуется ука­зывать их роль в данной работе - «Заказчик: » или «Подрядчик: » («Исполни­тель: »). Обозначение на титульном листе номера экземпляра отчёта не долж­но входить в состав других надписей, так как оно относится ко всему отчёту. Согласно ГОСТ Р 53579-2009 (приложения А, Б) его рекомендуется распола­гать ниже ограничительных грифов.

Основное назначение грифа «Коммерческая тайна» - сигнализировать архивному (фондовому) работнику, что перед ним документ ограниченного доступа, и тем самым воспрепятствовать возможному несанкционированно­му его предоставлению пользователям. Для этого гриф «Коммерческая тай­на» должен наноситься в стандартном месте - правый верхний угол этикетки и титульного листа (приложение А; п. 7.2.14). Конечная дата действия грифа также относится к «сигнальным сведениям», поэтому она должна быть также указана на титульном листе при грифе. Обозначение собственника отчёта к «сигнальным сведениям» не относится, поэтому в вынесении его на титуль­ный лист нет никакой необходимости. Собственник информации виден из правильно оформленной «шапки» титульного листа и, кроме того, должен быть прямо назван с указанием его контактных сведений на стандартном месте - в реферате отчёта (п. 7.4.2 ГОСТ Р 53579-2009). Дублирование этих сведений на титульном листе неоправданно и занимает место, нужное для помет о режиме доступа к документу в течение его 300-летнего хранения. Кроме того, некоторые отчёты имеют по два грифа (различные виды тайны), что ещё более подчёркивает дефицит площади в правом верхнем углу ти­тульного листа. Использование для любых надписей на титульном листе кег­ля менее 10 п. недопустимо (пп. 8.1.1-2 ГОСТ Р 53579-2009).

Скачать: